Hoe voldoe ik aan de Wwft? Evalueer uw compliance met een Wwft audit

De afgelopen maanden hebben we in een artikelenserie diverse verplichtingen in het kader van de Wwft bekeken. We keken naar de Wwft in het algemeen, we gingen uitgebreid in op het cliëntenonderzoek en we gaven uitleg over diverse aanvullende verplichtingen zoals de opleidingsverplichting en bewaartermijnen, beleid en risicomanagement en de MOT (Melding Ongebruikelijke Transactie).

Bent u nu volledig compliant als u deze verplichtingen correct naleeft? Hoe weet u zeker dat u niets over het hoofd heeft gezien?

In dit artikel gaan we in op compliance en de Wwft audit. Lees verder als u benieuwd bent hoe een audit u tijd bespaart en zekerheid biedt.

Wanneer bent u compliant? 

Als Wwft-plichtige instelling heeft u aan uw verplichtingen voldaan, wanneer u alle onderdelen van de Wwft die op uw branche van toepassing zijn, zorgvuldig heeft nageleefd. 

In de meeste gevallen betekent dit dat cliëntenonderzoeken worden uitgevoerd, dat alle documentatie veilig en lang genoeg wordt bewaard, dat een gepersonaliseerd Wwft-beleid is opgesteld, dat periodiek risicomanagement plaatsvindt en dat alle betrokken medewerkers regelmatig een training op het gebied van de Wwft volgen. 

Zijn al deze onderdelen op orde, dan hoeft u zich als instelling geen zorgen te maken. U zet zich dan optimaal in om witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan én bent goed voorbereid op een eventueel bezoek van de toezichthouder. 

Controle door de toezichthouders

Om de naleving van de Wwft te controleren, voeren diverse toezichthouders controles uit. De Wwft kent zes toezichthouders, die verantwoordelijk zijn voor de naleving van de Wwft binnen verschillende branches (bron: FIU-Nederland): 

• De Nederlandse Bank (DNB) fungeert als toezichthouder voor banken, kredietinstellingen, wisselinstellingen, elektronischgeldinstellingen, betaalinstellingen, levensverzekeraars, trustkantoren en verhuurders van safes.
• De Stichting Autoriteit Financiële Markten (AFM) houdt toezicht op beleggingsondernemingen, beleggingsinstellingen, banken en financiële dienstverleners voor zover deze bemiddelen in levensverzekeringen en instellingen voor Collectieve Belegging in Effecten (ICBE).
• Bureau Financieel Toezicht (BFT) controleert de Wwft-naleving van accountants, belastingadviseurs en notarissen.
• Belastingdienst/ Bureau Toezicht Wwft fungeert als toezichthouder voor makelaars of tussenpersonen in zaken van grote waarde, taxateurs, handelaren/verkopers van goederen, pandhuizen en domicilieverleners.
• De deken van de orde in het arrondissement controleert de Wwft-naleving van advocaten. 
• De Kansspelautoriteit (KSA) houdt Wwft-toezicht op casino’s.

Een bezoek van de toezichthouder kan aangekondigd of onaangekondigd plaatsvinden. Op grond van artikel 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) zijn instellingen altijd verplicht om mee te werken aan het onderzoek. Komt de toezichthouder onaangekondigd langs, dan zult u dus direct moeten kunnen laten zien hoe u de Wwft naleeft. 

Is het bezoek echter aangekondigd, dan kiezen veel kantoren ervoor om een expert in te schakelen die helpt bij de voorbereiding hiervan. Met de hulp van een expert wordt namelijk veel voorbereidingstijd bespaard en gaat het kantoor stressvrij het onderzoek in. 

De audit Wwft

Eén van de beste manieren om een bezoek van de toezichthouder voor te bereiden is het laten uitvoeren van een audit Wwft.

Een audit Wwft is een grondige controle van de compliance van uw kantoor op het gebied van de Wwft. Dit kan gaan om alle werkzaamheden, maar ook om specifieke dossiers of vraagstukken. Een audit resulteert in een onderbouwd advies en de geruststelling dat u volledig compliant bent óf kunt worden door de gegeven adviezen op te volgen.

Terwijl de meeste instellingen kiezen voor een vrijwillige audit, zijn enkele branches ook verplicht om een auditfunctie in te richten. Een auditfunctie is een externe auditor die periodiek de naleving van de Wwft controleert. Deze verplichting geldt voornamelijk voor grotere instellingen en instellingen die met veel hoogrisico klanten te maken hebben. Voor meer informatie over de verplichtingen van uw branche, klik hier voor onze branchepagina. 

Heeft u interesse in een vrijwillige audit of kunt u hulp gebruiken bij het inrichten van een auditfunctie? ComplyNow werkt nauw samen met AuditNow: dé expert op het gebied van Wwf- en AVG-audits. Voor meer informatie, neem gerust contact op met AuditNow voor een gratis kennismakingsgesprek. 

Het laatste deel van de serie

Dit was het laatste deel van onze zesdelige serie over de Wwft. Heeft u vragen over de naleving van de Wwft? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking. U kunt ons bereiken op (088) 600 14 50 of via [email protected]