Dit artikel gaat in op een belangrijke verplichting die Wwft-plichtige instellingen opgelegd hebben gekregen: het cliëntenonderzoek. Wat houdt het cliëntenonderzoek in? Voor wie geldt het, waarom moet het gebeuren en hoe werkt de uitvoering? Dit, en meer, leest u in dit tweede deel van een artikelenserie over de Wwft.
Wat is het cliëntenonderzoek?
Het cliëntenonderzoek is een onderzoek naar de persoon, de personen of het bedrijf waarmee een Wwft-plichtige instelling zaken doet. Voordat de instelling een transactie uitvoert of een overeenkomst afsluit, is deze verplicht te onderzoeken wie de nieuwe relatie is, wat de motieven zijn en welk doel de transactie of overeenkomst heeft.
Het doel van dit onderzoek is het opsporen van eventuele verhoogde risico’s op het gebied van witwassen of terrorismefinanciering. Aspecten die kunnen wijzen op een verhoogd risico zijn bijvoorbeeld een hoogrisicoland, cashbetalingen of een PEP (politiek prominent persoon).
Doet één of meerdere van de bovenstaande aspecten zich voor, of is er sprake van een andere aanwijzing van een verhoogd risico? Dan is de instelling verplicht hier correct mee om te gaan. Dit kan betekenen dat een transactie niet doorgaat, dat een verscherpt onderzoek wordt ingesteld, en/of een melding moet worden gedaan.
Verschillende soorten cliëntenonderzoek
Niet iedere cliënt en transactie is hetzelfde. Grote contante bedragen uit het buitenland zijn bijvoorbeeld aanzienlijk vaker een aanwijzing van witwassen of terrorismefinanciering dan kleine betalingen vanaf een Nederlandse bankrekening.
De Wwft vereist dan ook dat Wwft-instellingen het cliëntenonderzoek aantoonbaar afstellen op de risicogevoeligheid van de individuele situatie.
De Wwft maakt hierbij onderscheid tussen drie verschillende soorten cliëntenonderzoek:
- Het standaard cliëntenonderzoek
In de meeste gevallen is dit onderzoek van toepassing. Alleen wanneer sprake is van een verlaagd of juist verhoogd risico kan worden afgeweken van deze werkwijze. - Het verscherpt cliëntenonderzoek
Wanneer uit het onderzoek blijkt dat er sprake is van een verhoogd risico op witwassen of terrorismefinanciering, voert u een verscherpt onderzoek uit. Enkele voorbeelden van relaties waarbij een verscherpt onderzoek nodig is, zijn politiek prominente personen (PEP’s) of personen en instellingen uit een door de Europese Commissie aangewezen hoogrisicoland. - Het vereenvoudigd cliëntenonderzoek
Bij een vastgesteld laag risico op witwassen en terrorismefinanciering is een vereenvoudigd cliëntenonderzoek voldoende. Enkele voorbeelden van relaties waarvoor een vereenvoudigd cliëntenonderzoek passend kan zijn, zijn overheden of overheidsinstellingen uit landen met een laag risico op witwassen en terrorismefinanciering (EU-lidstaten).
In de praktijk komt het vereenvoudigd cliëntenonderzoek echter niet vaak voor. Veel instellingen kiezen het zekere voor het onzekere en voeren bij iedere cliënt een standaard cliëntenonderzoek uit. Tenslotte is om vast te kunnen stellen dat een vereenvoudigd onderzoek volstaat, al bijna een standaard onderzoek nodig.
Hoe kiest u het juiste cliëntenonderzoek?
Middels een risicobeoordeling aan de hand van diverse indicatoren (zie hoofdstuk 5.3 van de Algemene leidraad Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) moet een Wwft-instelling zelf nagaan welk type cliëntenonderzoek van toepassing is.
Dit kan soms worden bepaald vóór het starten van het cliëntenonderzoek, al heeft deze werkwijze niet de voorkeur. Vaak blijkt in dit geval namelijk halverwege het onderzoek dat toch een strenger of juist minder streng cliëntenonderzoek nodig was. Dit zorgt voor extra werk en kost tijd.
Gelukkig is dit probleem makkelijk te voorkomen door gebruik te maken van een tool of platform dat het cliëntenonderzoek tijdens het doorlopen van alle stappen automatisch aanpast aan de juiste variant. Deze werkwijze bespaart tijd en voorkomt fouten.
De onderdelen van het standaard cliëntenonderzoek
Vereenvoudigde- en verscherpte cliëntenonderzoeken zijn een uitzondering op de regel. In de meeste gevallen moet een standaard cliëntenonderzoek worden uitgevoerd. Dit vergemakkelijkt de dagelijkse werkwijze voor veel instellingen aanzienlijk, want standaard onderzoeken zien er meestal ongeveer hetzelfde uit.
Gaat het om een onderzoek naar een natuurlijk persoon? Dan bevat een standaard cliëntenonderzoek in ieder geval de volgende onderdelen:
- Identificatie
- Verificatie
- Vaststellen van het doel en de aard van de relatie
- Het vaststellen van de herkomst van het vermogen
- Het vaststellen van eventuele landenrisico’s
- Risicoanalyse, naar risico’s rondom en de voorgenomen transactie (denk hierbij bijvoorbeeld aan de Sanctiewet) en naar eventuele branchegerelateerde risico’s
- Conclusie en indeling risicoklasse
- Opslag en review
Gaat het om een onderzoek naar een bedrijf? Dan verloopt het cliëntenonderzoek net iets anders. Zo moet in dit geval niet alleen het bedrijf zelf geïdentificeerd en geverifieerd worden, maar ook de vertegenwoordigers. Ook moet in dit geval een UBO-onderzoek worden uitgevoerd. Dit resulteert in enkele extra stappen en het raadplegen van het in 2020 ingevoerde UBO-register. Het UBO register, UBO-onderzoeken en de workflows voor het uitvoeren van deze onderzoeken kan de makelaar vinden op MyComplyNow, evenals KVK- uittreksels (ter verificatie) en kredietrapporten.
Tooling
Het uitvoeren van een cliëntenonderzoek voor iedere relatie lijkt veel werk, maar dit valt gelukkig erg mee. Met slimme tooling en platforms zoals MyComplyNow doorloopt u alle stappen gemakkelijk in één gebruiksvriendelijke workflow.
De workflow past zich bovendien automatisch aan de relatie aan. Gaat het om een zakelijke relatie? Dan doorloopt u eerst de stappen van een zakelijke relatie en komt u daarna vanzelf bij de stappen van de natuurlijk persoon terecht. Blijkt tijdens uw onderzoek dat een verscherpt onderzoek nodig is? Dan worden er automatisch onderdelen aan het standaard onderzoek toegevoegd zodat het een uitgebreid onderzoek wordt.
MyComplyNow uitproberen?
Het volgende artikel
In het volgende artikel gaan we verder in op de opleidingsvereiste en bewaartermijn Wwft.
Heeft u vragen over het cliëntenonderzoek of de Wwft in het algemeen? Neem dan gerust contact met ons op voor vragen of een vrijblijvende kennismaking. U kunt ons bereiken op (088) 600 14 50 of via [email protected]. Ook kunt u meer informatie over de Wwft vinden in ons vorige artikel in deze serie: Wat is de Wwft?
