Wat moet u doen?

Hoe kunnen wij u helpen?

Cliëntenonderzoek

Bij het aangaan van een relatie met een nieuwe cliënt bent u als notaris verplicht om enkele gegevens rondom deze persoon (of organisatie) op te zoeken en te bewaren. Het gaat hier om informatie waarmee kan worden ingeschat in hoeverre de cliënt een risico op witwassen en terrorismefinanciering met zich meebrengt.

Het cliëntenonderzoek bevat diverse stappen, zoals: 

• Identificeren en verifiëren van de identiteit van een cliënt en diens vertegenwoordiger.
• Identificeren, verifiëren en vastleggen van de identiteit van de belanghebbende(n).
• Vaststellen en vastleggen van het doel van de transactie en de aard van de relatie.
• Een vastgelegde inschatting op basis van indicatoren of de cliënt en transactie een hoog, gemiddeld of laag risico met zich meebrengen.

Afhankelijk van het vastgestelde risiconiveau, kan een standaard- of verscherpt onderzoek van toepassing zijn.

Onboarding in MyComplyNow

Op MyComplyNow, ons complete Wwft-onboardingplatform, voert u uw cliëntenonderzoeken uit in de vorm van een snelle en gebruiksvriendelijke workflow.

Daarnaast vindt u op dit platform zowel aanvullende- als standaardchecks (zoal de PEP-, sanctie- en negatieve media check). U kunt ervoor kiezen om deze automatisch in uw workflow mee te nemen of als losse check uit te voeren.

MyComplyNow bevat onder meer de volgende functies:

• Een workflow voor het systematisch uitvoeren van uw cliëntenonderzoek.
• Identificatie en verificatie van de cliënt (indien gewenst, volledig online met behulp van iDIN).
• Onderzoek of uw cliënt een Politiek Prominent Persoon (PEP) is, uit een hoogrisicoland komt of negatief in de media is verschenen.
• Monitoring en archivering van de uitkomst van uw cliëntenonderzoeken, automatisch en volledig conform de AVG.
• Handige documenten voor het opstellen van beleid en het uitvoeren van risicoanalyses.
• Een leerlijn die u helpt aan uw opleidingsverplichting te voldoen.

Wilt u gebruik maken van MyComplyNow? Maak dan direct een account aan of klik hier voor meer informatie. 

Wat moet u doen?

Hoe kunnen wij u helpen?

Bewaarplicht en monitoring

U bent verplicht alle onderdelen van het cliëntenonderzoek vijf jaar lang te bewaren.

Denk hierbij ook aan ondersteunende documenten zoals de UBO-verklaring, eventuele kopieën van identiteitsbewijzen, statuten en overige documenten die onlosmakelijk zijn verbonden met het cliëntenonderzoek. Als u een relatie aangaat met uw cliënt (OTD), dient u deze cliënt tijdens de duur van de relatie ook te monitoren.

Monitoring in MyComplyNow

Wanneer u uw cliëntenonderzoek uitvoert in MyComplyNow, worden de uitkomsten hiervan automatisch op de juiste manier opgeslagen en veilig bewaard. Volledig AVG-proof, dus goed beschermd en niet langer dan noodzakelijk.

Afhankelijk van de aard van de relatie, kan bijbehorende documentatie op drie verschillende manieren worden opgeslagen.

• Is de relatie nog geen klant, maar is het cliëntenonderzoek lopende? Dan staat de relatie geregistreerd als ‘in behandeling’.

• Gaat het om een actieve relatie, zoals een klant waar u meerdere activiteiten mee heeft? Dan staat de relatie geregistreerd als ‘actief’. Dit betekent dat ons systeem continu blijft monitoren of de cliënt negatief in de media komt, een PEP-hit genereert of op een relevante sanctie- of waarschuwingslijst genoemd wordt. 

• Gaat het om een eenmalige transactie of wordt de relatie met de cliënt beëindigd? Dan kunt u het cliëntenonderzoek direct ‘archiveren’. Een gearchiveerde cliënt wordt niet gemonitord en mag na vijf jaar verwijderd worden, conform de bewaartermijn van de Wwft. U krijgt na deze vijf jaar een melding van ons, zodat u alle documentatie rondom de cliënt kunt wissen.

Wilt u zeker weten dat u aan de bewaarplicht voldoet? Maak dan snel een account aan op MyComplyNow. 

Wat moet u doen?

Hoe kunnen wij u helpen?

Meldplicht

Signaleert u een ongebruikelijke transactie, dan bent u verplicht deze te melden aan FIU-Nederland. Deze melding staat bekend als de MOT (Melding Ongebruikelijke Transactie).

Voor het melden van (voorgenomen) ongebruikelijke transacties zijn zowel objectieve- als subjectieve indicatoren van toepassing.

Bent u benieuwd welke indicatoren dit zijn en in welke gevallen u verplicht bent om een MOT te doen? U vindt een uitgebreide uitleg op de website van FIU-Nederland.

Consultancy 

Heeft u twijfels over het doen van een MOT? Onze Compliance Officers en Compliance Consultants helpen u graag verder.

Consultancy vindt plaats op uurbasis. Tijdens een afspraak heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen, een MOT (Melding Ongebruikelijke Transactie) door een expert te laten controleren of deze samen in te dienen.

Ook het volledig uitbesteden van de melding behoort tot de mogelijkheden. Onze experts staan altijd voor u klaar, ook voor andere Wwft- of AVG-gerelateerde vragen. Meer informatie over onze consultancy-diensten vindt u hier.

Heeft u vragen of behoefte aan een sparringpartner? Neem gerust contact met ons op om eens vrijblijvend kennis te maken. 

Wat moet u doen?

Hoe kunnen wij u helpen?

Risicobeleid 

Alle Nederlandse notarissen die onder de Wwft vallen zijn verplicht om een (geschreven) Wwft-beleid op te stellen. Hierin moet de werkwijze van het kantoor met betrekking tot de Wwft in voldoende detail worden beschreven.

Het gaat hier om een beleid met algemene regels en processen. 

Bijvoorbeeld: 
“In UBO-onderzoeken vragen we alle UBO’s om verificatie van de identiteit als er sprake is van een hoog risico in de structuur van de betrokken organisatie.”

Wwft handboek 

In het Wwft handboek vindt u duidelijke uitleg over het benodigde beleid én een handig template waarmee u gemakkelijk uw eigen gepersonaliseerde versie opstelt.

Door simpelweg enkele gegevens in te vullen, is uw beleid direct compleet.

Wanneer u voor deze dienst heeft gekozen, kunt u het handboek gebruiken door in te loggen op MyComplyNow.

Aan de slag? Maak dan snel een account aan op MyComplyNow of klik hier voor meer informatie. 

Wat moet u doen?

Hoe kunnen wij u helpen?

Risicomanagement

Naast het opstellen van beleid op het gebied van de Wwft, is ieder notariskantoor ook verplicht om regelmatig een risicobeoordeling uit te voeren. Het gaat hier niet om een risicobeoordeling als onderdeel van het cliëntenonderzoek, maar om een inschatting van de risico’s rondom witwassen en terrorismefinanciering binnen het kantoor zelf.

Veel kantoren kiezen ervoor om hun risicobeoordeling uit te voeren met behulp van de SIRA-methode (Systematische Integriteitsrisicoanalyse).

Een SIRA is een overzichtelijke lijst met risico’s, gevolgd door de aannemelijkheid en de eventuele impact hiervan. Ook bevat de lijst de maatregelen die worden genomen om deze risico’s te beperken.

Risicomanagement (met de SIRA-methode)

ComplyNow helpt klanten bij het uitvoeren van een volledige risicobeoordeling met behulp van de SIRA-methode (Systematische Integriteitsrisicoanalyse).

Ook hebben onze experts ruime ervaring in het begeleiden van notarissen bij het bijhouden van een risicobeoordeling, waardoor deze altijd effectief en up-to-date blijft.

Heeft u interesse of vragen? Klik hier voor meer informatie of neem contact met ons op. 

Wat moet u doen?

Hoe kunnen wij u helpen?

Aantoonbare kennis van de Wwft (opleidingsverplichting) 

Als notaris legt de Wwft u een opleidingsverplichting op. 

Om aan deze verplichting te voldoen, moeten alle medewerkers en dagelijkse beleidsbepalers die betrokken zijn bij het commerciële proces binnen uw kantoor probleemloos in staat zijn om de Wwft na te leven. Dit betekent niet alleen dat ze ongebruikelijke transacties moeten kunnen herkennen en het cliëntenonderzoek moeten kunnen uitvoeren, maar ook dat ze moeten deelnemen aan een periodieke opleiding.

De opleiding dient uitgebreid in te gaan op ongebruikelijke transacties, op het uitvoeren van het cliëntenonderzoek en op de naleving van de Wwft in het algemeen.

Kantoren moeten (met materiaal) kunnen aantonen dat hun medewerkers deze opleidingen volgen. Lukt dit niet? Dan heeft het kantoor niet volledig aan de opleidingsverplichting voldaan.

Wwft training 

Om te zorgen dat alle medewerkers binnen een notariskantoor de Wwft goed kunnen naleven, biedt ComplyNow diverse trainingen aan.

Let op: Bent u aangesloten bij Vastgoedcert? Dan kunt u met onze trainingen tegen een extra vergoeding PE-punten verdienen. 

Tijdens onze Wwft trainingen behandelen we onder meer: 

• De Wwft in het algemeen
• Sanctiewetgeving
• Wwft binnen het notariaat 
• Het cliëntenonderzoek 
• ID/verificatie 
• De UBO
• De risicoanalyse 
• Het verscherpt onderzoek 
• Risicoklassen 
• De MOT-melding 

Wij bieden onze Wwft training in twee varianten aan:

Inhouse Wwft training
Dit betreft een training exclusief voor uw kantoor, zonder externe deelnemers.

Compliance College
Het Compliance College is een openbare training waar individuele deelnemersvan verschillende kantoren zich op kunnen inschrijven. Deze trainingen zijn online, op het kantoor van ComplyNow of op een centrale locatie.

Interesse? Klik hier voor meer informatie en trainingsdata of neem contact met ons op. 

Wat moet u doen?

Hoe kunnen wij u helpen?

Compliance 

Afhankelijk van de omvang van uw onderneming en van de risico’s die bij uw klanten spelen, kunt u als notaris verplicht zijn om een onafhankelijke compliancefunctie in te richten.

Of deze verplichting op u van toepassing is, hangt af van diverse factoren. Zo zult u bijvoorbeeld een compliancefunctie moeten inrichten wanneer u meer dan 50 medewerkers in dienst heeft. 

Daarnaast speelt ook de ‘aard en omvang’ van het kantoor een rol. Hierbij gaat het om een combinatie van factoren, waardoor ook kantoren die niet aan de bovenstaande eis voldoen soms toch een compliancefunctie moeten inrichten. 

Een voorbeeld hiervan is een klein kantoor dat voornamelijk met cliënten of transacties met een hoog risicoprofiel werkt, waarvoor verscherpt cliëntenonderzoek geldt.

Verplicht of niet, het aanstellen van een (externe) compliance officer is voor ieder kantoor aan te raden. Met de hulp van een expert hoeft u zich zelf geen zorgen te maken over uw compliance en weet u zeker dat u wet- en regelgeving correct naleeft. 

Twijfelt u of deze verplichting op u van toepassing is? Lees hier meer over onze consultancy diensten of neem contact met ons op. Wij zoeken het graag voor u uit. 

Consultancy 

Wilt u (verplicht of vrijwillig) een onafhankelijke compliancefunctie inrichten? Heeft u vragen of twijfels, of wilt u graag samen met een expert aan de slag met enkele checks, beleidsdocumenten of controles? Dan helpen wij u graag verder.

Voor uw compliance-vraagstukken bieden wij twee vormen van consultancy aan:

1. De Compliance Officer (Wwft en/of AVG)

De Compliance Officer is een vast aanspreekpunt op het gebied van de Wwft en AVG die gedurende het hele jaar klaar staat om u en uw kantoor te begeleiden bij de naleving van deze wetten.

Een Compliance Officer is bijvoorbeeld in te zetten voor het begeleiden van toezichtbezoeken en audits, het opstellen en invoeren van beleid en cases zoals UBO-onderzoek, de MOT, dossiercontroles en update-gesprekken.

U kunt uw eigen Compliance Officer inhuren vanaf acht uur per jaar. 

2. De Compliance Consultant (Wwft en/of AVG)

Als u kiest voor de Compliance Consultant krijgt u voor uw individuele vraagstukken een beschikbare Compliance Officer toegewezen. Deze Compliance Officer is expert op het gebied van zowel de Wwft als de AVG.

Uw Compliance Officer helpt u bijvoorbeeld met vragen rondom het UBO-onderzoek, een MOT of dossiercontroles.

U kunt een Compliance Consultant inhuren vanaf drie uur per jaar. 

Hulp nodig bij het nader onderzoeken van transacties op de derdengeldenrekening? Dilemma’s bij meldingen of onduidelijkheid over eventuele ongebruikelijke situaties? Welke documenten vraagt u op bij een cliënt die een groot vermogen gebruikt of waarbij de betaling van een andere rekening komt dan verwacht? Neem gerust contact met ons op, dan helpen wij u verder. 

Wat moet u doen?

Hoe kunnen wij u helpen?

Auditfunctie 

In de Wwft wordt gesproken over periodieke monitoring. Dit houdt in dat, soms verplicht maar meestal vrijwillig, periodiek een audit op alle verplichtingen vanuit de Wwft moet worden uitgevoerd. 

Of deze verplichting op u van toepassing is, hangt af van diverse factoren. Zo zult u bijvoorbeeld een auditfunctie moeten inrichten wanneer u meer dan 50 medewerkers in dienst heeft. 

Daarnaast speelt ook de ‘aard en omvang’ van het kantoor een rol. Hierbij gaat het om een combinatie van factoren, waardoor ook kantoren die niet aan de bovenstaande eis voldoen soms toch een audiofunctie moeten inrichten. 

Een voorbeeld hiervan is een klein kantoor dat voornamelijk met cliënten of transacties met een hoog risicoprofiel werkt, waarvoor verscherpt cliëntenonderzoek geldt.

De vrijwillige audit
Al is slechts een klein deel van de notariskantoren verplicht om regelmatig een Wwft-audit uit te laten voeren, toch kiezen veel notarissen ervoor om dit wel te doen. 

Na afloop van een audit weet u als kantoor zeker dat u niets over het hoofd heeft gezien. Komt de toezichthouder namelijk langs en blijkt uw documentatie niet op orde? Dan kan dit resulteren in flinke boetes en imagoschade. 

AuditNow 

Onze partner AuditNow helpt notarissen door als externe auditor op te treden. 

Tijdens een Wwft-audit controleert AuditNow alle compliance-gerelateerde acties, de werkwijze van de interne compliance specialist, de opgestelde rapporten en het beleid rondom de Wwft (het ingevulde handboek, bijvoorbeeld). 

Een audit wordt altijd afgesloten met een uitgebreide terugkoppeling en eventuele verbetersuggesties. 

Heeft u interesse in de hulp van een externe auditor? Neem dan vooral een kijkje op de website van AuditNow voor meer informatie of plan direct een gratis kennismakingsgesprek in met een van de ervaren auditors.