Als belastingadviseur heeft u met diverse wet- en regelgeving te maken, die zowel voortkomt uit de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) als uit de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming).
Hoe werkt dit precies en hoe kan ComplyNow u hierbij helpen? U vindt alle antwoorden op deze pagina.
Voor bepaalde beroepsgroepen brengt de Wwft in Nederland een specifieke verantwoordelijkheid met zich mee. Om witwassen en de financiering van terrorisme te voorkomen, zijn deze groepen als poortwachter aangewezen.
Poortwachters worden geacht:
Belastingadviseurs hebben de rol van poortwachter gekregen en zijn dus gebonden aan de regels van de Wwft.
Omdat belastingadviseurs zich in hun dagelijks werk met hele andere zaken bezighouden, is de invulling van de poortwachtersrol voor velen een uitdaging. Gelukkig hoeft het correct naleven van de Wwft echter niet moeilijk te zijn. Met de oplossingen van ComplyNow is het cliëntenonderzoek namelijk binnen no-time uitgevoerd en wordt het overzicht op het gebied van beleid en risicoanalyses gemakkelijk behouden.
Download dan gratis ons e-book Wwft!
Uw Wwft-verplichtingen zijn stapsgewijs terug te vinden in het onderstaande schema. Klik op de acht stappen voor uw verplichtingen én de bijbehorende hulp die ComplyNow biedt bij de naleving hiervan:
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
CliëntenonderzoekBij het aangaan van een relatie met een nieuwe cliënt bent u als belastingadviseur verplicht om gegevens rondom deze persoon (of organisatie) te onderzoeken en vast te leggen. Het gaat hier om informatie waarmee kan worden ingeschat in hoeverre de cliënt risico’s op witwassen en terrorismefinanciering met zich meebrengt. Het cliëntenonderzoek bevat diverse stappen, zoals:
Afhankelijk van het vastgestelde risiconiveau, kan een standaard- of verscherpt onderzoek van toepassing zijn. |
Onboarding in MyComplyNowOp MyComplyNow, ons complete Wwft-onboardingplatform, voert u uw cliëntenonderzoeken uit in de vorm van een snelle en gebruiksvriendelijke workflow. Daarnaast vindt u op dit platform zowel aanvullende- als standaardchecks (zoal de PEP-, sanctie- en negatieve media check). U kunt ervoor kiezen om deze automatisch in uw workflow mee te nemen of als losse check uit te voeren. MyComplyNow bevat onder meer de volgende functies:
Wilt u gebruik maken van MyComplyNow? Maak dan direct een account aanof klik hier voor meer informatie. Ook kunt u kiezen voor MyComplyNow als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, vanaf 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
Bewaarplicht en monitoringU bent verplicht alle onderdelen van het cliëntenonderzoek vijf jaar lang te bewaren. Denk hierbij ook aan ondersteunende documenten zoals de UBO-verklaring, eventuele kopieën van identiteitsbewijzen, statuten en overige documenten die onlosmakelijk zijn verbonden met het cliëntenonderzoek. Als u een relatie aangaat met uw cliënt (OTD), dient u deze cliënt tijdens de duur van de relatie ook te monitoren. |
Monitoring in MyComplyNowWanneer u uw cliëntenonderzoek uitvoert in MyComplyNow, worden de uitkomsten hiervan automatisch op de juiste manier opgeslagen en veilig bewaard. Volledig AVG-proof, dus goed beschermd en niet langer dan noodzakelijk. Afhankelijk van de aard van de relatie, kan bijbehorende documentatie op drie verschillende manieren worden opgeslagen.
Wilt u gemakkelijk aan de bewaarplicht voldoen? Maak dan snel een account aan op MyComplyNow. Ook kunt u kiezen voor MyComplyNow als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, vanaf 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
MeldplichtSignaleert u een ongebruikelijke transactie, dan bent u verplicht deze te melden aan FIU-Nederland. Deze melding staat bekend als de MOT (Melding Ongebruikelijke Transactie). Voor het melden van (voorgenomen) ongebruikelijke transacties zijn zowel objectieve- als subjectieve indicatoren van toepassing. Bent u benieuwd welke indicatoren dit zijn en in welke gevallen u verplicht bent om een MOT te doen? U vindt een uitgebreide uitleg op de website van FIU-Nederland. |
ConsultancyHeeft u twijfels over het doen van een MOT? Onze Compliance Officers en Compliance Consultants helpen u graag verder. Consultancy vindt plaats op uurbasis. Tijdens een afspraak heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen, een MOT (Melding Ongebruikelijke Transactie) door een expert te laten controleren of deze samen in te dienen. Ook het volledig uitbesteden van de melding behoort tot de mogelijkheden. Onze experts staan altijd voor u klaar, ook voor andere Wwft- of AVG-gerelateerde vragen. Meer informatie over onze consultancy-diensten vindt u hier. Heeft u vragen of behoefte aan een sparringpartner? Neem gerust contact met ons op om eens vrijblijvend kennis te maken. Ook kunt u kiezen voor uw eigen Wwft-aanspreekpunt (MyComplianceOfficer) als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, vanaf 85 euro per maandexclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
RisicobeleidAlle Nederlandse belastingadviseurs die onder de Wwft vallen zijn verplicht om een Wwft-beleidsdocument op te stellen. Hierin moet de werkwijze van het kantoor met betrekking tot de Wwft in voldoende detail worden beschreven. Het gaat hier om beleid met algemene regels en processen. Bijvoorbeeld: |
Wwft handboekIn het Wwft handboek vindt u duidelijke uitleg over het benodigde beleid én een handig template waarmee u gemakkelijk uw eigen gepersonaliseerde versie opstelt. Door simpelweg enkele gegevens in te vullen, is uw beleid direct compleet. Wanneer u voor deze dienst heeft gekozen, kunt u het handboek gebruiken door in te loggen op MyComplyNow. Aan de slag? Maak dan snel een account aan op MyComplyNow of klik hier voor meer informatie. Ook kunt u kiezen voor toegang tot MyComplyNow als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, vanaf 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hiermeer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
RisicomanagementNaast het opstellen van beleid op het gebied van de Wwft, is iedere belastingadviseur ook verplicht om regelmatig een risicobeoordeling uit te voeren. Het gaat hier niet om een risicobeoordeling als onderdeel van het cliëntenonderzoek, maar om een inschatting van de risico’s rondom witwassen en terrorismefinanciering binnen het kantoor zelf. Veel kantoren kiezen ervoor om hun risicobeoordeling uit te voeren met behulp van de SIRA-methode (Systematische Integriteitsrisicoanalyse). Een SIRA is een overzichtelijke lijst met risico’s, gevolgd door de aannemelijkheid en de eventuele impact hiervan. Ook bevat de lijst alle maatregelen die worden genomen om deze risico’s te beperken. |
Risicomanagement (met de SIRA-methode)ComplyNow helpt klanten bij het uitvoeren van een volledige risicobeoordeling met behulp van de SIRA-methode (Systematische Integriteitsrisicoanalyse). Een risicobeoordeling zet de risico’s binnen een kantoor op een rij, gevolgd door de aannemelijkheid, de eventuele impact en de manieren waarop het kantoor probeert de vastgestelde risico’s te beperken. Risico’s die in een beoordeling worden meegenomen zijn bijvoorbeeld:
Risicomanagement-update (met de SIRA-methode)De toezichthouder verwacht dat de risicobeoordeling halfjaarlijks aan een update wordt onderworpen. Om belastingadviseurs te helpen aan deze verplichting te voldoen, bieden wij een SIRA-update abonnement. Sluit u dit abonnement af, dan beoordelen wij twee keer per jaar opnieuw uw risicobeoordeling en stellen wij deze bij waar nodig. Heeft u interesse of vragen? Klik hier voor meer informatie of neem contact met ons op. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
Aantoonbare kennis van de Wwft (opleidingsverplichting)Als belastingadviseur legt de Wwft u een opleidingsverplichting op. Om aan deze verplichting te voldoen, moeten alle medewerkers en dagelijkse beleidsbepalers die betrokken zijn bij het commerciële proces binnen uw kantoor probleemloos in staat zijn om de Wwft na te leven. Dit betekent niet alleen dat ze ongebruikelijke transacties moeten kunnen herkennen en het cliëntenonderzoek moeten kunnen uitvoeren, maar ook dat ze moeten deelnemen aan een periodieke opleiding. De opleiding dient uitgebreid in te gaan op ongebruikelijke transacties, op het uitvoeren van het cliëntenonderzoek en op de naleving van de Wwft in het algemeen. Kantoren moeten (met materiaal) kunnen aantonen dat hun medewerkers deze opleidingen volgen. Lukt dit niet? Dan heeft het kantoor niet volledig aan de opleidingsverplichting voldaan. |
Wwft trainingOm te zorgen dat alle medewerkers binnen een kantoor goed op de hoogte zijn van de verplichtingen vanuit de Wwft, biedt ComplyNow diverse trainingen aan. Tijdens onze Wwft trainingen behandelen we onder meer:
Wij bieden onze Wwft training in twee varianten aan: Inhouse Wwft training Compliance College Interesse? Klik hier voor meer informatie en trainingsdata of neem contact met ons op. Ook kunt u kiezen voor toegang tot handige e-learnings als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, vanaf 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
ComplianceAfhankelijk van de omvang van uw onderneming en de risico’s die bij uw klanten spelen, kunt u als belastingadviseur verplicht zijn om een onafhankelijke compliancefunctie in te richten. Is deze verplichting op u van toepassing? Dit hangt af van diverse factoren. Ten eerste zult u zeer waarschijnlijk een compliancefunctie moeten inrichten wanneer één van de volgende scenario’s op u van toepassing is:
Het BFT noemt hierbij als voorbeeld een kleine instelling die doelvennootschappen van een trustkantoor adviseert of hiervoor de fiscale aangiften verzorgt. Verplicht of niet, het inschakelen van een (externe) Compliance Officer of Compliance Consultant is voor iedere belastingadviseur aan te raden. Met de hulp van een expert hoeft u zich zelf geen zorgen te maken over uw compliance en weet u zeker dat u wet- en regelgeving correct naleeft. Twijfelt u of deze verplichting op u van toepassing is? Lees hier meer over onze consultancy-diensten of neem contact met ons op. Wij zoeken het graag voor u uit. |
ConsultancyWilt u (verplicht of vrijwillig) een onafhankelijke compliancefunctie inrichten? Heeft u vragen of twijfels, of wilt u graag samen met een expert aan de slag met enkele checks, beleidsdocumenten of controles? Dan helpen wij u graag verder. Voor uw compliance-vraagstukken bieden wij twee vormen van consultancy aan: 1. De Compliance Officer (Wwft en/of AVG) De Compliance Officer is een vaste contactpersoon op het gebied van de Wwft en de AVG, die gedurende het hele jaar klaar staat om u en uw kantoor te begeleiden bij de naleving van deze wetten. Een Compliance Officer is bijvoorbeeld in te zetten voor het begeleiden van toezichtbezoeken en audits, het opstellen en invoeren van beleid en casus zoals UBO-onderzoek, de MOT, dossiercontroles en update-gesprekken. Ook is deze optie ideaal voor kantoren die verplicht zijn een compliancefunctie in te richten. U kunt uw eigen Compliance Officer inhuren vanaf acht uur per jaar. 2. De Compliance Consultant (Wwft en/of AVG) Als u kiest voor de Compliance Consultant krijgt u voor uw individuele vraagstukken een beschikbare Compliance Officer toegewezen. Deze Compliance Officer is expert op het gebied van zowel de Wwft als de AVG. Uw Compliance Officer helpt u bijvoorbeeld met vragen rondom het UBO-onderzoek, een MOT of dossiercontroles. U kunt een Compliance Consultant inhuren vanaf drie uur per jaar. Heeft u een abonnement, dan zijn er meer mogelijkheden. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. Heeft u hulp nodig? Lees hier meer over onze consultancy diensten of neem contact met ons op om eens kennis te maken. Ook kunt u kiezen voor uw eigen Wwft-aanspreekpunt (MyComplianceOfficer) als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, vanaf 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
AuditfunctieIn de Wwft wordt gesproken over periodieke monitoring. Dit houdt in dat, soms verplicht maar meestal vrijwillig, periodiek een audit op alle verplichtingen vanuit de Wwft moet worden uitgevoerd. Heeft u met deze verplichting te maken? Dit hangt af van diverse factoren. Ten eerste zult u zeer waarschijnlijk een auditfunctie moeten inrichten wanneer één van de volgende scenario’s op u van toepassing is:
Het BFT noemt hierbij als voorbeeld een kleine instelling die doelvennootschappen van een trustkantoor adviseert of hiervoor de fiscale aangiften verzorgt. De vrijwillige audit Slechts een klein deel van de belastingadvieskantoren is verplicht om regelmatig een Wwft-audit uit te laten voeren, maar veel belastingadviseurs kiezen er toch voor om dit te doen. Na afloop van een audit weet u als kantoor namelijk zeker dat u niets over het hoofd heeft gezien. Komt de toezichthouder namelijk langs en blijkt uw documentatie niet op orde? Dan kan dit resulteren in flinke boetes en imagoschade. |
AuditNowOnze partner AuditNow helpt belastingadviseurs door als externe auditor op te treden. Tijdens een Wwft-audit controleert AuditNow alle compliance-gerelateerde acties, de werkwijze van de interne compliance specialist, de opgestelde rapporten en het beleid rondom de Wwft (het ingevulde handboek, bijvoorbeeld). Een audit wordt altijd afgesloten met een uitgebreide terugkoppeling en eventuele verbetersuggesties. Heeft u interesse in de hulp van een externe auditor? Neem dan vooral een kijkje op de website van AuditNow voor meer informatie of plan direct een gratis kennismakingsgesprek in met een van de ervaren auditors. |
Met Wwft Compleet, hét abonnement voor de naleving van de Wwft, bent u volledig Wwft-compliant. En dat vanaf 85 euro per maand, exclusief btw.
Een wet die vaak in één adem met de Wwft wordt genoemd, is de Sanctiewet. Het doel van deze wet is het beschermen van vrede, veiligheid en recht. Hier wordt invulling aan gegeven door het opleggen van sancties aan personen, landen, bedrijven en organisaties wanneer bijvoorbeeld mensenrechten worden geschonden.
Iedereen die zich in Nederland bevindt, alle Nederlandse (rechts)personen en alle Nederlanders buiten Nederland vallen onder de Sanctiewet. Wanneer (rechts)personen of instellingen de sanctieregelgeving op basis van de Sanctiewet niet naleven, begaan zij een economisch delict. Het Openbaar Ministerie (OM) is in dit geval verantwoordelijk voor strafrechtelijke vervolging.
Een voorbeeld van de uitvoering van de Sanctiewet is de beslaglegging van jachten van Russische oligarchen en de ontzegging van toegang tot het financiële stelsel in Europa voor Russische politici vanwege de oorlog in de Oekraïne.
Waar de Wwft zich met name richt op onderzoek naar cliënten, is de verplichting om de Sanctiewet na te leven iets breder. Van Wwft-plichtige ondernemingen (Wwft instellingen) in Nederland wordt verwacht dat ze bij alle relaties onderzoek doen of deze mogelijk op een sanctielijst voorkomen. Relaties zijn in elk geval alle cliënten, maar ook mogelijke andere betrokkenen bij financiële transacties.
Vanwege de overeenkomsten tussen de Sanctiewet en de Wwft, wordt de Sanctiewet ook in diverse leidraden voor de Wwft beschreven én bevat de meeste Wwft-tooling een controle van de sanctielijsten. Dit geldt ook voor MyComplyNow, het Wwft-platform van Complynow.
Met MyComplyNow helpt ComplyNow belastingadviseurs aan zowel de Wwft als de Sanctiewet te voldoen. We doen dit door de implementatie van toetsingen en monitoring (screening) van cliënten en relaties op alle relevante sanctielijsten.
Ook brengen we samen met belastingadviseurs in kaart wie voor hen relevante relaties zijn in het kader van de Sanctiewet. Zo zorgen we ervoor dat onze klanten niet in aanraking komen met mensen of bedrijven die gesanctioneerd zijn, en dat zij hun maatschappelijke taak om gestalte te geven aan de Sanctiewet kunnen uitvoeren.
Heeft u vragen over de naleving van de Sanctiewet? Of wilt u meer weten over MyComplyNow of onze andere diensten? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking. Wij horen graag van u!
Sinds 2018 hebben alle bedrijven en organisaties binnen de EU met de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) te maken. Deze wet bepaalt dat voor het verzamelen, opslaan en gebruiken van persoonsgegevens aan diverse verplichtingen moet worden voldaan.
Ieder belastingadvieskantoor heeft met persoonsgegevens te maken en moet daarom de regels van de AVG naleven. Zo moeten belastingadviseurs zich bewust zijn van de gegevens die binnen het kantoor worden gebruikt, moet hier correct over worden gecommuniceerd en moeten alle verwerkingen zijn gebaseerd op beleid en een privacyverklaring.
Wordt de AVG niet correct nageleefd? Dan kan dit resulteren in flinke boetes en reputatierisico.
Gelukkig hoeft het naleven van de AVG niet moeilijk te zijn. Met enkele handige tools en een training heeft u uw kantoor binnen no-time perfect ingericht volgens alle regels van de AVG.
In de onderstaande opsommingen leest u alles over de verplichtingen die de AVG met zich meebrengt:
Over het algemeen is het opstellen van een Data Protection Impact Analyse (DPIA) en het aanstellen van een functionaris gegevensbescherming (FG) niet verplicht voor belastingadviseurs.
Heeft u twijfels? Neem dan gerust contact met ons op, dan kijken wij uw individuele situatie voor u na.
Het BFT houdt toezicht op de naleving van de Wwft door accountants en belastingadviseurs.
Een instelling die zich niet houdt aan de regels van de Wwft, kan te maken krijgen met handhaving en sancties. Dit geldt ook voor natuurlijke personen. Denk hierbij aan:
