Als makelaar heeft u met diverse wet- en regelgeving te maken, die onder meer voortkomt uit de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) en de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming).
Hoe werkt dit precies en hoe kan ComplyNow u hierbij helpen? U vindt alle antwoorden op deze pagina.
Voor bepaalde beroepsgroepen brengt de Wwft in Nederland een specifieke verantwoordelijkheid met zich mee. Om witwassen en de financiering van terrorisme te voorkomen, zijn deze groepen als poortwachter aangewezen.
Poortwachters worden geacht:
Aankoopmakelaars, verkoopmakelaars, verhuurmakelaars en taxateurs hebben allemaal de rol van poortwachter toegewezen gekregen.
Omdat makelaars zich in hun dagelijks werk met hele andere zaken bezighouden, is de invulling van de poortwachtersrol voor velen een uitdaging. Gelukkig hoeft het correct naleven van de Wwft echter niet moeilijk te zijn. Met de oplossingen van ComplyNow is het cliëntenonderzoek namelijk binnen no-time uitgevoerd en wordt het overzicht op het gebied van beleid en risicoanalyses gemakkelijk behouden.
Download dan gratis ons e-book Wwft!
Uw Wwft-verplichtingen zijn stapsgewijs terug te vinden in het onderstaande schema. Klik op de acht stappen voor uw verplichtingen én de bijbehorende hulp die ComplyNow biedt bij de naleving hiervan:
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
CliëntenonderzoekBij het aangaan van een relatie met een nieuwe cliënt (vóór OTD) bent u als makelaar verplicht om enkele gegevens rondom deze persoon (of organisatie) op te zoeken en te bewaren. Het gaat hier om informatie waarmee kan worden ingeschat in hoeverre de cliënt een risico op witwassen en terrorismefinanciering met zich meebrengt. Naast de cliënt, dient u op dezelfde manier ook de wederpartij te onderzoeken. Het cliëntenonderzoek bevat diverse stappen, zoals:
Afhankelijk van het vastgestelde risiconiveau, kan een standaard- of verscherpt onderzoek van toepassing zijn. |
Onboarding in MyComplyNowOp MyComplyNow, ons complete Wwft-onboardingplatform, voert u uw cliëntenonderzoeken uit in de vorm van een snelle en gebruiksvriendelijke workflow. Daarnaast vindt u op dit platform zowel aanvullende- als standaardchecks (zoal de PEP-, sanctie- en negatieve media check). U kunt ervoor kiezen om deze automatisch in uw workflow mee te nemen of als losse check uit te voeren. MyComplyNow bevat onder meer de volgende functies:
Wilt u gebruik maken van MyComplyNow? Maak dan direct een account aan of klik hier voor meer informatie. Ook kunt u kiezen voor MyComplyNow als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, voor slechts 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
Bewaarplicht en monitoringU bent verplicht alle onderdelen van het cliëntenonderzoek vijf jaar lang te bewaren. Denk hierbij ook aan ondersteunende documenten zoals de UBO-verklaring, eventuele kopieën van identiteitsbewijzen, statuten en overige documenten die onlosmakelijk zijn verbonden met het cliëntenonderzoek. Als u een relatie aangaat met uw cliënt (OTD), dient u deze cliënt tijdens de duur van de relatie ook te monitoren. |
Monitoring in MyComplyNowWanneer u uw cliëntenonderzoek uitvoert in MyComplyNow, worden de uitkomsten hiervan automatisch op de juiste manier opgeslagen en veilig bewaard. Volledig AVG-proof, dus goed beschermd en niet langer dan noodzakelijk. Afhankelijk van de aard van de relatie, kan bijbehorende documentatie op drie verschillende manieren worden opgeslagen.
Wilt u gemakkelijk aan de bewaarplicht voldoen? Maak dan snel een account aan op MyComplyNow. Ook kunt u kiezen voor MyComplyNow als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, voor slechts 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
MeldplichtSignaleert u een ongebruikelijke transactie, dan bent u verplicht deze te melden aan FIU-Nederland. Deze melding staat bekend als de MOT (Melding Ongebruikelijke Transactie). Voor het melden van (voorgenomen) ongebruikelijke transacties zijn zowel objectieve- als subjectieve indicatoren van toepassing. Bent u benieuwd welke indicatoren dit zijn en in welke gevallen u verplicht bent om een MOT te doen? U vindt een uitgebreide uitleg op de website van FIU-Nederland. |
ConsultancyHeeft u twijfels over het doen van een MOT? Onze Compliance Officers en Compliance Consultants helpen u graag verder. Consultancy vindt plaats op uurbasis. Tijdens een afspraak heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen, een MOT (Melding Ongebruikelijke Transactie) door een expert te laten controleren of deze samen in te dienen. Ook het volledig uitbesteden van de melding behoort tot de mogelijkheden. Onze experts staan altijd voor u klaar, ook voor andere Wwft- of AVG-gerelateerde vragen. Meer informatie over onze consultancy-diensten vindt u hier. Heeft u vragen of behoefte aan een sparringpartner? Neem gerust contact met ons op om eens vrijblijvend kennis te maken. Ook kunt u kiezen voor uw eigen Wwft-aanspreekpunt (MyComplianceOfficer) als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, voor slechts 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
RisicobeleidAlle Nederlandse makelaars die onder de Wwft vallen zijn verplicht om een Wwft-beleidsdocument op te stellen. Hierin moet de werkwijze van het kantoor met betrekking tot de Wwft in voldoende detail worden beschreven. Het gaat hier om beleid met algemene regels en processen. Bijvoorbeeld: |
Wwft handboekIn het Wwft handboek vindt u duidelijke uitleg over het benodigde beleid én een handig template waarmee u gemakkelijk uw eigen gepersonaliseerde versie opstelt. Door simpelweg enkele gegevens in te vullen, is uw beleid direct compleet. Wanneer u voor deze dienst heeft gekozen, kunt u het handboek gebruiken door in te loggen op MyComplyNow. Aan de slag? Maak dan snel een account aan op MyComplyNow of klik hier voor meer informatie. Ook kunt u kiezen voor toegang tot MyComplyNow als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, voor slechts 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
RisicomanagementNaast het opstellen van beleid op het gebied van de Wwft, is ieder makelaarskantoor ook verplicht om regelmatig een risicobeoordeling uit te voeren. Het gaat hier niet om een risicobeoordeling als onderdeel van het cliëntenonderzoek, maar om een inschatting van de risico’s rondom witwassen en terrorismefinanciering binnen het kantoor zelf. Veel kantoren kiezen ervoor om hun risicobeoordeling uit te voeren met behulp van de SIRA-methode (Systematische Integriteitsrisicoanalyse). Een SIRA is een overzichtelijke lijst met risico’s, gevolgd door de aannemelijkheid en de eventuele impact hiervan. Ook bevat de lijst de maatregelen die worden genomen om deze risico’s te beperken. |
Risicomanagement (met de SIRA-methode)ComplyNow helpt klanten bij het uitvoeren van een volledige risicobeoordeling met behulp van de SIRA-methode (Systematische Integriteitsrisicoanalyse). Een risicobeoordeling zet de risico’s binnen een kantoor op een rij, gevolgd door de aannemelijkheid, de eventuele impact en de manieren waarop het kantoor probeert de vastgestelde risico’s te beperken. Risico’s die in een SIRA worden meegenomen zijn bijvoorbeeld:
Risicomanagement-update (met de SIRA-methode)De toezichthouder verwacht dat de risicobeoordeling halfjaarlijks aan een update wordt onderworpen. Om makelaars te helpen aan deze verplichting te voldoen, bieden wij een SIRA-update abonnement. Sluit u dit abonnement af, dan beoordelen wij twee keer per jaar opnieuw uw risicobeoordeling en stellen wij deze bij waar nodig. Heeft u interesse of vragen? Klik hier voor meer informatie of neem contact met ons op. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
Aantoonbare kennis van de Wwft (opleidingsverplichting)Als makelaar legt de Wwft u een opleidingsverplichting op. Om aan deze verplichting te voldoen, moeten alle medewerkers en dagelijkse beleidsbepalers die betrokken zijn bij het commerciële proces binnen uw kantoor probleemloos in staat zijn om de Wwft na te leven. Dit betekent niet alleen dat ze ongebruikelijke transacties moeten kunnen herkennen en het cliëntenonderzoek moeten kunnen uitvoeren, maar ook dat ze moeten deelnemen aan een periodieke opleiding. De opleiding dient uitgebreid in te gaan op ongebruikelijke transacties, op het uitvoeren van het cliëntenonderzoek en op de naleving van de Wwft in het algemeen. Kantoren moeten (met materiaal) kunnen aantonen dat hun medewerkers deze opleidingen volgen. Lukt dit niet? Dan heeft het kantoor niet volledig aan de opleidingsverplichting voldaan. |
Wwft trainingOm te zorgen dat alle medewerkers binnen een makelaarskantoor de Wwft goed kunnen naleven, biedt ComplyNow diverse trainingen aan. Tijdens onze Wwft trainingen behandelen we onder meer:
Wij bieden onze Wwft training in twee varianten aan: Inhouse Online Wwft training Compliance College Interesse? Klik hier voor meer informatie en trainingsdata of neem contact met ons op. Ook kunt u kiezen voor toegang tot handige e-learnings als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, voor slechts 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
ComplianceAfhankelijk van de omvang van uw onderneming en van de risico’s die bij uw klanten spelen, kunt u als makelaar verplicht zijn om een onafhankelijke compliancefunctie in te richten. Is deze verplichting op u van toepassing? Dit hangt af van diverse factoren. Ten eerste zult u zeer waarschijnlijk een compliancefunctie moeten inrichten wanneer één van de volgende scenario’s op uw kantoor van toepassing is:
Daarnaast speelt ook de aard en omvang van het kantoor een rol. Hierbij gaat het om een combinatie van factoren, waardoor ook kantoren die niet aan één van de drie bovenstaande eisen voldoen soms toch een compliancefunctie moeten inrichten. Een voorbeeld hiervan is een klein kantoor dat voornamelijk met cliënten of transacties met een hoog risicoprofiel werkt, waarvoor verscherpt cliëntenonderzoek nodig is. Verplicht of niet, het inrichten van een (externe) compliance officer is voor ieder kantoor aan te raden. Met de hulp van een expert hoeft u zich zelf geen zorgen te maken over uw compliance en weet u zeker dat u wet- en regelgeving correct naleeft. |
ConsultancyWilt u (verplicht of vrijwillig) een onafhankelijke compliancefunctie inrichten? Heeft u vragen, twijfels, of wilt u graag samen met een expert aan de slag met enkele checks, beleidsdocumenten of controles? Dan helpen wij u graag verder. Wij bieden twee vormen van consultancy aan: 1. De Compliance Officer (Wwft en/of AVG) De Compliance Officer is een vaste contactpersoon op het gebied van de Wwft en de AVG, die gedurende het hele jaar klaar staat om u en uw kantoor te begeleiden bij de naleving van deze wetten. Een Compliance Officer is bijvoorbeeld in te zetten voor het begeleiden van toezichtbezoeken en audits, het opstellen en invoeren van beleid en casus zoals UBO-onderzoek, de MOT, dossiercontroles en update-gesprekken. U kunt uw eigen Compliance Officer inhuren vanaf acht uur per jaar. 2. De Compliance Consultant (Wwft en/of AVG) Als u kiest voor de Compliance Consultant krijgt u voor uw individuele vraagstukken een beschikbare Compliance Officer toegewezen. Deze Compliance Officer is expert op het gebied van zowel de Wwft als de AVG. Uw Compliance Officer helpt u bijvoorbeeld met vragen rondom het UBO-onderzoek, een MOT of dossiercontroles. U kunt een Compliance Consultant inhuren vanaf drie uur per jaar. Heeft u hulp nodig? Lees hier meer over onze consultancy diensten of neem contact met ons op om eens kennis te maken. Ook kunt u kiezen voor uw eigen Wwft-aanspreekpunt (MyComplianceOfficer) als onderdeel van een volledig Wwft-abonnement: Wwft Compleet. Dit abonnement bevat alles wat u nodig heeft om de Wwft na te leven, voor slechts 85 euro per maand exclusief btw. Benieuwd? Lees hier meer over deze unieke service. |
Wat moet u doen? |
Hoe kunnen wij u helpen? |
AuditfunctieIn de Wwft wordt gesproken over periodieke monitoring. Dit houdt in dat, soms verplicht maar meestal vrijwillig, periodiek een audit op alle verplichtingen vanuit de Wwft moet worden uitgevoerd. Is deze verplichting op u van toepassing? Dit hangt af van diverse factoren. Ten eerste zult u een auditfunctie moeten inrichten wanneer een van de volgende scenario’s op uw kantoor van toepassing is:
Daarnaast speelt ook de aard en omvang van het kantoor een rol. Hierbij gaat het om een combinatie van factoren, waardoor ook kantoren die niet aan een van de drie bovenstaande eisen voldoen soms toch een auditfunctie moeten inrichten. Een voorbeeld hiervan is een klein kantoor dat voornamelijk met cliënten of transacties met een hoog risicoprofiel werkt, waarvoor verscherpt cliëntenonderzoek nodig is. De vrijwillige audit |
AuditNowOnze partner AuditNow helpt makelaars door als externe auditor op te treden. Tijdens een Wwft-audit controleert AuditNow alle compliance-gerelateerde acties, de werkwijze van de interne compliance specialist, de opgestelde rapporten en het beleid rondom de Wwft (het ingevulde handboek, bijvoorbeeld). Een audit wordt altijd afgesloten met een uitgebreide terugkoppeling en eventuele verbetersuggesties. Heeft u interesse in de hulp van een externe auditor? Neem dan snel een kijkje op de website van AuditNow voor meer informatie of plan direct een gratis kennismakingsgesprek in met één van de ervaren auditors. |
Met Wwft Compleet, hét abonnement voor de naleving van de Wwft, bent u volledig Wwft-compliant. En dat voor slechts 85 euro per maand, exclusief btw.
Een wet die vaak in één adem met de Wwft wordt genoemd, is de Sanctiewet. Het doel van deze wet is het beschermen van vrede, veiligheid en recht. Hier wordt invulling aan gegeven door het opleggen van sancties aan personen, landen, bedrijven en organisaties wanneer bijvoorbeeld mensenrechten worden geschonden.
Iedereen die zich in Nederland bevindt, alle Nederlandse (rechts)personen en alle Nederlanders buiten Nederland vallen onder de Sanctiewet. Wanneer (rechts)personen of instellingen de sanctieregelgeving op basis van de Sanctiewet niet naleven, begaan zij een economisch delict. Het Openbaar Ministerie (OM) is in dit geval verantwoordelijk voor strafrechtelijke vervolging.
Een voorbeeld van de uitvoering van de Sanctiewet is de beslaglegging van jachten van Russische oligarchen en de ontzegging van toegang tot het financiële stelsel in Europa voor Russische politici vanwege de oorlog in de Oekraïne.
Waar de Wwft zich met name richt op onderzoek naar cliënten, is de verplichting om de Sanctiewet na te leven iets breder. Van Wwft-plichtige ondernemingen (Wwft instellingen) in Nederland wordt verwacht dat ze bij alle relaties onderzoek doen of deze mogelijk op een sanctielijst voorkomen. Relaties zijn in elk geval alle cliënten, maar ook mogelijke andere betrokkenen bij financiële transacties.
Vanwege de overeenkomsten tussen de Sanctiewet en de Wwft, wordt de Sanctiewet ook in diverse leidraden voor de Wwft beschreven én bevat de meeste Wwft-tooling een controle van de sanctielijsten. Dit geldt ook voor MyComplyNow, het Wwft-platform van Complynow.
Met MyComplyNow helpt ComplyNow makelaars aan zowel de Wwft als de Sanctiewet te voldoen. We doen dit door de implementatie van toetsingen en monitoring (screening) van cliënten en relaties op alle relevante sanctielijsten.
Ook brengen we samen met makelaars in kaart wie voor hen relevante relaties zijn in het kader van de Sanctiewet. Zo zorgen we ervoor dat onze klanten niet in aanraking komen met mensen of bedrijven die gesanctioneerd zijn, en dat zij hun maatschappelijke taak om gestalte te geven aan de Sanctiewet kunnen uitvoeren.
Heeft u vragen over de naleving van de Sanctiewet? Of wilt u meer weten over MyComplyNow of onze andere diensten? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking. Wij horen graag van u!
Sinds 2018 hebben alle bedrijven en organisaties binnen de EU met de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) te maken. Deze wet bepaalt dat voor het verzamelen, opslaan en gebruiken van persoonsgegevens aan diverse verplichtingen moet worden voldaan.
Ieder makelaarskantoor heeft met persoonsgegevens te maken en moet daarom de regels van de AVG naleven. Zo moeten makelaars zich bewust zijn van de gegevens die binnen het kantoor worden gebruikt, moet hier correct over worden gecommuniceerd en moeten alle acties zijn gebaseerd op beleid en een privacyverklaring.
Wordt de AVG niet correct nageleefd? Dan kan dit resulteren in flinke boetes en reputatieverlies.
Gelukkig hoeft het naleven van de AVG niet moeilijk te zijn. Met enkele handige tools en een training heeft u uw kantoor binnen no-time perfect ingericht volgens alle regels van de AVG.
In de onderstaande opsommingen leest u alles over de verplichtingen die de AVG met zich meebrengt:
Onze partners profiteren regelmatig van speciale acties, kortingen of gratis toegang tot bepaalde diensten.
Bent u aangesloten bij één van de onderstaande organisaties? Maak dan een account aan op MyComplyNow en zie direct welke voordelen op uw organisatie van toepassing zijn. Tijdens uw inschrijfproces vragen wij u om aan te geven bij welke organisatie u bent aangesloten. Hierdoor worden uw kortingen direct verwerkt op de prijslijst in uw account.
Ook de Nederlandse taxateur heeft een poortwachtersfunctie toegewezen gekregen. Echter, vergeleken met de aan- en verkoopmakelaar heeft de taxateur minder verplichtingen. Zo hoeft deze geen cliëntenonderzoek uit te voeren, maar is bijvoorbeeld het melden van ongebruikelijke transacties wel verplicht.
Een verhuurmakelaar is Wwft-plichtig bij (bemiddeling van) verhuur van onroerend goed met een huurprijs van meer dan €10.000 per maand.
Over het algemeen is het opstellen van een Data Protection Impact Analyse (DPIA) en het aanstellen van een functionaris gegevensbescherming (FG) niet verplicht voor makelaars.
Heeft u twijfels? Neem dan gerust contact met ons op, dan kijken wij uw individuele situatie voor u na.
Makelaars zijn verplicht om cliëntenonderzoek uit te voeren. Een onderdeel van dit onderzoek is het in kaart brengen van de herkomst van de middelen die gebruikt worden bij de transactie. Dit onderdeel wordt ook wel de ‘verklaring herkomst eigen middelen’ genoemd. In de praktijk zijn er makelaars die dit verwerkt hebben in een invulformulier dat ze aan de cliënt verstrekken. De cliënt kan dit formulier invullen om de herkomst van het vermogen te beschrijven.
In de praktijk blijkt echter dat het formulier niet goed wordt toegepast en dat er te weinig wordt doorgevraagd na het retour ontvangen van het formulier door de makelaar. Om deze reden maken wij bij ComplyNow geen gebruik van dergelijke formulieren. Wij zijn voorstander van gesprekken tussen makelaar en cliënt waarbij deze informatie wordt uitgevraagd en er direct doorgevraagd kan worden. Dit zorgt voor betrouwbaarder cliëntenonderzoeken, waarvan de informatie direct verwerkt kan worden in de workflow van MyComplyNow.
